Pomieszczenia – wybór i dostosowanie. Wymagana infrastruktura

Przy wyborze lokalizacji i-Laba powinniśmy zwrócić uwagę na wiele czynników. Właściwy wybór miejsca pozwoli uniknąć potencjalnych problemów w procesie adaptacji pomieszczenia i jego późniejszej eksploatacji.

Wybór pomieszczenia

Miejsce przeznaczone na i-Laba powinno składać się z dwóch pomieszczeń/przestrzeni: pierwszej – przeznaczonej do pracy oraz drugiej – mającej charakter rekreacyjny. Przestrzeń do pracy powinna być wyposażona w odpowiednie meble, komputery i inne oprzyrządowanie (biurka, krzesła, tablice, flipcharty, notatniki, przybory piśmiennicze itp.).
W przestrzeni relaksacyjnej powinny być dostępne meble wypoczynkowe, takie jak fotele i sofy. Ich liczba powinna być uzależniona od wielkości grup uczestniczących w sesjach. Projekt całości, oświetlenie pomieszczeń, system nagłośnienia i wykorzystywane dźwięki to istotne elementy i-Laba, decydujące o efektywności prowadzonych sesji.
Fragment części relaksacyjnej (wystarczy niewielki aneks) powinien być przeznaczony na przygotowanie i serwowanie napojów i małych przekąsek.

Komunikacja pomiędzy częściami powinna być łatwa, a całość dawać możliwość zmiany aranżacji – w zależności od potrzeb umożliwić pracę zespołową bądź indywidualną.

Uczestnicy powinni czuć się bezpiecznie i przytulnie w stymulującym do pracy otoczeniu.

Wejście

Ważnym elementem i-Laba jest wejście symbolizujące przejście do „świata twórczości”. Lokalizacja pomieszczeń powinna umożliwić aranżację uwypuklającą symbolikę drzwi.

Wielkość grupy/ liczba uczestników

W sesji powinno brać udział od 8 do 20 uczestników. Poszukując pomieszczeń powinniśmy wybrać takie, które umożliwią komfortową pracę grupie o takiej liczebności.

Lokalizacja w budynku

Ze względu na zazwyczaj długi czas trwania sesji, ulokowane pomieszczenie powinno mieć łatwy i szybki dostęp do toalet. Uczestnicy nie powinni przerywać swojego udziału w sesjach zbyt często oraz na zbyt długo.

Hałas nie powinien zakłócać sesji. Znalezienie cichego pomieszczenia pozwoli uniknąć kosztów związanych z jego wyciszeniem.

Lokalizacja i aranżacja i-Laba powinna uwzględniać potrzeby osób niepełnosprawnych ruchowo.

Zmiany układu sali

Pomieszczenia powinny być zaadaptowane i wyposażone w sposób pozwalający na ich rearanżację. Meble – biurka i krzesła – powinny być ruchome, dając możliwość ich przesuwania i zmiany układu sali. W zależności od charakterystyki grupy, zamierzonych celów i wykorzystywanych technik układ sali powinien się zmieniać.

Projekt

Całość wnętrz powinna mieć niepowtarzalny i przyjemny styl. Przestrzeń powinna posiadać jednolity i harmonijny charakter. Projekt nie powinien przypominać standardowych pomieszczeń biurowych czy klasowo-szkolnych. Niepowtarzalność wnętrz pełni w koncepcji metody i-Lab istotną funkcję. Całość designu opartego na metaforze powinna być zrozumiała i spójna. Może być wizualizacją historii, bajki lub sytuacji. Im bardziej twórczo i kreatywnie, tym lepiej!

Przykłady: Sceneria marynistyczna, Las, Alicja w Krainie Czarów, Toy Story (film dla dzieci), Samolot, Wioska, Statek kosmiczny.

Niezbędne Wyposażenie

Meble

Krzesła i stoły powinny być ruchome, nieprzytwierdzone do podłoża, dając możliwość ich przenoszenia.

Koncepcja i-Laba nawiązuje do postrzegania zmiany jako elementu rozwijającego myślenie twórcze.

Ustawienie ekranów komputerowych powinno umożliwiać pracę z zachowaniem prywatności – każdy widzi tylko ekran swojego komputera.

Technologia

Komputery w sali powinny być połączone w sieć. Fundamentalnym elementem metody jest oprogramowanie VBS (Visual Brainstorming), które powinno być dostępne na każdej stacji roboczej. Dostęp do komputerów powinien być łatwy także dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Ustawienie komputerów powinno umożliwiać wygodną pracę. Ze względu na dostęp do serwerów VBS, sieć powinna być podłączona do internetu łączem o przepustowości nie mniejszej niż 2Mb/s.

Warto rozważyć użycie laptopów, które ze względu na łatwość przenoszenia można dostosować do potrzeb grupy. To samo dotyczy wykorzystania technologii WiFi zamiast sieci kablowej.

Oprócz ekranów komputerowych architektura sieci powinna umożliwiać wyświetlanie rezultatów pracy na dużym widocznym przez wszystkich uczestników ekranie np. z projektora LCD.

i-Lab powinien być wyposażony w dostępną ze wszystkich stanowisk drukarkę sieciową.

Inne wyposażenie, takie jak skaner czy fotokopiarka, mogą być użyteczne w zależności od scenariusza sesji.

Dźwięk

Muzyka lub głosy natury są elementem mogącym wzmocnić efektywność sesji. Dźwięki mogą stać się źródłem inspiracji podczas pracy lub elementem relaksacyjnym. Wyposażenie i-Laba w mechanizmy rejestrujące dźwięk (np. mikrofon komputerowy) mogą być przydatne dając dodatkowe możliwości facylitatorowi.

Oświetlenie

Światło dzienne jest czynnikiem pozytywnie wpływającym na samopoczucie człowieka. Jego wykorzystanie w i-Labie jest bardzo pożądane. Elementem wpisującym się w ideę dynamiczności w metodzie jest zmiana oświetlenia podczas sesji. Zastosowanie kilku rodzajów światła może wpłynąć na zmiany nastroju, które sprzyjają efektywności sesji. Światło powinno zapewniać uczestnikom komfort.  Stonowane – w części relaksacyjnej, zaś w części komputerowej – adekwatne do potrzeb. Synchronizacja oświetlenia i muzyki może stać się dodatkowym elementem stymulującym podczas sesji.

Gadżety i inne wyposażenie

Niektóre przedmioty takie jak zabawki do rozwoju manualnego, łamigłówki mogą działać jako stymulatory dające pozytywny efekt podczas procesu rozwiązywania problemów. Podwyższa to efektywność sesji. Udostępnienie użytkownikom niedrogich gadżetów, zabawek może przyczynić się do pobudzenia ich wyobraźni, pozwalając tym samym na znalezienie niestandardowych rozwiązań.

Catering

Planując działania w i-Labie należy pamiętać o posiłkach dla uczestników. Trwające wiele godzin sesje powinny być przedzielone przerwami, w których uczestnicy otrzymają napoje i drobne przekąski, a także posiłek obiadowy. Posiłek może być dostarczony do i-Laba lub zaoferowany w niedalekim bufecie.