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Le stanze: un unico entourage

L’I-Lab comprende due spazi: uno per le attività e uno per il relax. Entrambi sono connessi tra loro al fine di creare un accesso più semplice. La combinazione delle due stanze complementari, le rende  stimolanti ed accoglienti per gli utenti. I colori e l’intero design donano una atmosfera inusuale di creatività. Il design delle stanze si concentra su di una metafora (rappresentata ad esempio dalla foresta, dallo spazio, dal deserto, ecc.) che lo rende particolarmente stimolante per gli utenti.

Metodologie e tecniche

Le metodologie impiegate dal facilitatore sono appositamente selezionate per l’utilizzo dello spazio I-Lab e per ogni specifico gruppo. Vi è un ampio spettro di metodologie utilizzate dal facilitatore. Tra di esse, vi sono due metodi di base impiegati nelle sessioni: il brainstorming connesso con il software VBS e le attività di ice-breaking.

Le attività di ice-breaking vengono impiegate all’inizio della sessione per “riscaldare” l’atmosfera di lavoro.  Vi è un’ampia gamma di attività di ice-breaking, perciò diventa facile sceglierne uno appropriato a seconda delle necessità del gruppo di lavoro.

La seconda metodologia di base consiste nel brainstorming che contempla diverse tecniche (per esempio, l’attribute change, il cambio di ruolo, le mappe mentali, l’analisi SWOT e l’escape thinking).

L’utilizzo del software di brainstorming a supporto delle metodologie sopraindicate costituisce un grande vantaggio.

Tecnologia

La tecnologia rende la sessione maggiormente efficiente. Il software VBS è disegnato appositamente per supportare le metodologie impiegate durante le sessioni I-lab. Offre diverse modalità di lavoro inclusa la anonimità e la condivisione delle idee a seconda delle necessità: può essere infatti facilmente adattabile a seconda delle necessità dei partecipanti di ciascuna sessione. La tecnologia consente facile accesso al software VBS attraverso internet senza la necessità di installare il server. L’accesso all’applicazione è reso possibile attraverso un browser standard. Non è richiesta nessun’altra installazione. Il software è facile ed intuitivo.

Il ruolo del facilitatore

Si tratta di un ruolo cruciale nella metodologia I-Lab.

Il facilitatore è responsabile della pianificazione della sessione e della sua conduzione.

Entrambe le attività sono essenziali nell’intero processo. La fase di preparazione richiede la conoscenza del soggetto, delle metodologie I-lab, delle risorse e dei gruppi partecipanti caratteristici. Vi è un piccolo spazio per l’improvvisazione nella sessione I-Lab quindi la specifica preparazione è molto importante. Migliore è la preparazione della sessione, migliore il risultato ottenuto.

Dal momento che l’ambiente costituisce un fattore predominante per la riuscita delle sessioni, il facilitatore è responsabile di questa parte di processo.

La metodologia I-Lab consiste in tre elementi: tecnologia, facilitazione ed ambiente circostante. Per tale motivo il facilitatore deve possedere sia la capacità di “animare” la sessione sia di fungere da assistente tecnologico. È colui che assume la responsabilità della moderazione, dell’appropriato funzionamento dell’I-lab e della tecnologie nel loro complesso.

Le sue capacità dovrebbero essere collegate alle metodologie I-lab ed ai suoi strumenti. Le su menzionate competenze possono essere acquisite attraverso un training dedicato ai facilitatori.

Come è possibile creare un laboratorio innovativo?

La scelta delle stanze ed i possibili arrangiamenti. Le infrastrutture richieste

Alcuni fattori devono essere presi in considerazione nella scelta della location di I-Lab. Lo spazio impiegato per la sessione I-Lab deve comprendere due spazi: uno dedicato al lavoro, al training ed alla cooperazione e uno dedicato al relax. Lo spazio di lavoro deve essere dotato di strutture di supporto al processo di lavoro che includono computer ed arredamento (tavoli/sedie, lavagne, notebook, penne e matite). La zona relax dovrebbe disporre di un arredamento confortevole come divani e poltrone. Il design, la luce ed il suono sono importanti aspetti dell’I-lab che dovrebbero anche comprendere snack e bibite. L’intero spazio dovrebbe essere facilmente accessibile e vivibile. I partecipanti dovrebbero sentirsi liberi e sicuri in uno spazio accogliente e stimolante.

L’entrata

L’elemento chiave del design dell’I-lab è la porta che simboleggia l’entrata in una “nuova realtà creativa”. La location delle stanze dovrebbe dare la possibilità di realizzare questi arredamenti.

La grandezza del gruppo / il numero dei partecipanti

I gruppi di I-Lab dovrebbero includere da 8 a 20 persone. Nella ricerca della location perfetta per le sessioni I-Lab, questi numeri devono essere tenuti in considerazione.

La location in un edificio

La location deve garantire un facile accesso ai bagni. Dal momento che la sessione potrebbe durare ore, i partecipanti devono avere la possibilità di usufruirne senza grandi interruzioni della sessione.

L’atmosfera silenziosa dovrebbe conciliare il lavoro. Possedere uno spazio tranquillo implica che non sarà necessario spendere soldi per comprare materiale insonorizzato.

La location deve disporre di un accesso facile per le persone con disabilità.

La riorganizzazione dello spazio

Gli spazi devono essere organizzati in modo che possano essere divisi in spazi più piccoli. L’arredamento dovrebbe essere facile da riorganizzare a seconda delle necessità del gruppo di lavoro, delle tecniche di lavoro e degli obiettivi che vorremmo raggiungere. Usare porte scorrevoli e spostare l’arredamento potrebbe essere una buona soluzione.

Il design

Il design della stanza dovrebbe favorire una atmosfera piacevole. Durante la creazione del design, dovrebbero essere evitati i tipici schemi di decorazione da ufficio. Il design nel suo complesso dovrebbe differire dai comuni arrangiamenti. Usare colori ed accessori stimolanti è un’ottima soluzione. Il design nel suo complesso dovrebbe essere armonizzato, facile da comprendere e consistente. Dovrebbe rappresentare una storia o una situazione.

Possibili esempi: un’ambientazione naturale, una foresta, Alice nel paese delle meraviglie, Toy Story, un aereo, un villaggio, una campagna o una navicella spaziale.

Equipaggiamento necessario

-Arredamento

Le sedie ed i tavoli dovrebbero essere mobili al fine di poterli spostare a seconda delle necessità, per esempio una disposizione da conferenza o da banchetto.

Dovrebbe esserci anche la possibilità di posizionare gli schermi dei computer in modo da rispettare la privacy di ogni partecipante.

-Tecnologia

I computer connessi al network con il software VBS sono i principali elementi dell’I-Lab. L’accesso ad essi dovrebbe essere semplice anche per le persone con disabilità.  La posizione delle postazioni di lavoro dovrebbe garantire un lavoro confortevole. Dal momento che il software VBS è basato sull’accesso ad un server remoto, è necessario l’accesso ad internet.  La banda di connessione internet non dovrebbe essere inferiore a 2 Mb/s.

L’idea dell’I-Lab dal punto di vista dell’arredamento, nasce come “idea del cambiamento” come chiave per la creatività. Ecco perché impiegare computer portatili sarebbe l’ideale e, per la stessa ragione, usare una connessione Wi-Fi al posto di una connessione con cavo è preferibile.

A parte gli schermi dei computer, dovrebbero esserci un grande proiettore LCD o un monitor per dare la possibilità all’intero gruppo di partecipanti di visionare materiale video.

Una stampante con collegamento in rete disponibile da ogni postazione, dovrebbe essere sempre presente. Altri strumenti come scanner o macchine fotografiche renderebbero la sessione I-lab molto più semplice ed efficace.

-Il suono

La musica è un vitale elemento della strategia I-Lab. Può essere impiegata come ispirazione durante il lavoro o come sottofondo durante le fasi di relax. L’equipaggiamento di I- Lab dovrebbe dare la possibilità ai partecipanti di ascoltare musica e di registrarla.

-La luce

La luce naturale è sempre ottima per la salute mentale e fisica umana. In ogni caso più di un tipo di luce dovrebbe essere usata all’interno del laboratorio innovativo. Da un lato, la luce dovrebbe essere potente abbastanza per realizzare un ambiente di lavoro confortevole; dall’altro dovrebbe anche essere utile per il rilassamento nella zona relax. L’opzione per la diminuzione della luce per poter vedere un film o la proiezione di immagini sembra essere una buona idea cosi come quella di sincronizzare la musica con la luce.

-Gadget e strumenti

Vari tipo di simulatori che supportano il processo creativo renderanno le sessioni I-Lab più dinamiche ed efficaci. Completare il laboratorio con gadget non costosi potrebbe stimolare l’immaginazione dei partecipanti e rendere il processo maggiormente efficace. Qui di seguito si possono trovare alcuni esempi di gadget impiegati nei nostri I-Lab:

 

-Catering

Pianificare una sessione dovrebbe includere anche l’organizzazione del catering. Dal momento che la sessione potrebbe durare un paio di ore, si dovrebbe organizzare  il pranzo per i partecipanti che può essere organizzato nella zona relax o nella mensa, se si trova non troppo distante dall’I-Lab.